Varje projekt inleds med att möte där vi går igenom vilka förväntningar du har på eventet. Vilka vill du nå fram till, vad vill du åstadkomma och hur ser målbilden ut?

Digitala event kan hållas på många olika sätt, från enkla möten till tv-liknande produktioner, så vi pratar också om ambitionsnivå, budget och förväntat resultat så att vi jobbar åt samma håll från ruta ett. 

Utifrån det inledande mötet tar vi fram en rekommendation på vilken typ av digitalt event som bäst löser ditt behov tillsammans med ett projektförslag och en kostnadsbild. Om allt känns ok går vi vidare och startar upp projektet. 

Från den här punkten driver vi med fördel alla praktiska delar i projektet så att du kan fokusera på det budskap du vill förmedla. 

Förberedelse är nyckeln till framgång. Vad som behöver ordnas före eventet beror på vad det är för digitalt event. Uppgifter som vi ofta ansvarar för inför ett digitalt event eller hybridevent är till exempel: 

• Skapa en kommunikationsplan för eventet.
• Sätta upp landningssida för eventet och ta fram marknadsmaterial för eventet.
• Sätta upp lämpliga plattformar för livestreaming av eventet. 
• Hantera bokningar och kommunikation med deltagarna.
• Förproducera vinjetter, grafik och videoinslag till eventet. 
• Hitta lämplig lokal för eventet och designa studiomiljön både utifrån tekniska krav och utseende. 
• Ta fram körschema för sändning och planera in repetioner. 
• Om du vill kan vi även hjälpa till med innehållet på det digitala eventet för att föra ut ditt budskap, som att skriva manus, rekommendera moderatorer och talare och lätta till pausunderhållning.

När eventet går live är det mycket att tänka på och vår roll är att se till att allt flyter på som planerat både i studion och på webben.

Exempel på vad vi göra under det digitala eventet är ofta:

• Hantera all teknik både i studio och på eventplattform – kameror, ljus, ljud med mera.
• Skapa en trygg miljö för de de som deltar framför kamerorna.
•  Agera producent med helikopterblick på att alla delar fungerar som de ska, så att ni kan fokusera på att leverera budskapet.
• Vara sändningsledare, teknisk chef eller bildproducent under sändningen.
• Skapa engagemang och interaktion hos deltagarna genom chattar, polls och liknande.
• Hantera eventets kommunikationskanaler, som webbplats, social kanaler, hashtags etc medan sändningen pågår.
• Hjälpa till att sprida information om eventet i sociala kanaler och skapa synlighet kring det även utanför deltagargruppen om det är ett publikt event.

Ett digitalt event tar inte slut när kamerorna stängs av. För att nå det resultat du är ute efter är det bra att följa upp med deltagarna och se till att eventet får ett förlängt liv i din övriga kommunikation.

Exempel på saker vi ofta gör efter ett digitalt event är:

• Snabbt återkoppla till deltagarna med tackbrev, enkäter och annan kommunikation.
• Samla ihop material från eventet, som presentationer, och se till att det görs tillgängligt i efterhand.
• Skapa content av eventet, så att det får lång livslängd och förser webb och sociala kanaler med bra innehåll, exempelvis genom att klippa om inspelat material eller att skriva artiklar som lyfter innehållet.   

Det vi alltid gör är att placera ditt digitala event eller hybridevent i ett sammanhang. När det passar in väl i din övriga kommunikation och marknadsföring kommer det också ge bäst resultat även på lång sikt. 

Oavsett vilken typ av digitalt event du är ute efter ser vi till att göra det till en riktigt bra mötesupplevelse både för dina deltagare och för dig som arrangör.