Digital event­koord­inator

Att skapa goda upplevelser av digitala event och hybridmöten ställer nya krav på dig som  mötesarrangör. 

Hallgren Media har lång erfarenhet av att skapa både fysiska och digitala event. Med en digital eventkoordinator och producent slipper du fundera på mötets alla praktiska delar. Det gör att du kan fokusera helt på innehållet och samtidigt lyfta ditt event och deltagarnas upplevelse till nästa nivå. 

Så kan en digital event­koordinator hjälpa dig skapa riktiga mötes­upplevelser:

Inför eventet

Exempel på vad en digital eventkoordinator kan hjälpa till med kring förberedelserna inför ditt event.
  • Diskutera syfte och mål, och tillsammans hitta rätt lösningar som uppfyller förväntningarna.
  • Ta fram projekt- och kommunikationsplaner för eventet som ser till att vi når målen.
  • Ta fram förslag kring teknik, agenda, struktur, interaktioner med mera för att skapa den bästa upplevelsen hos deltagarna.
  • Operativt sätta upp streamingplattform, event- och bokningssystem, webbplats, sociala kanaler, nyhetsbrev och annat som kan behövas inför eventet.
  • Ge tips på moderatorer och talare som kan lyfta eventets ämne, och förmedla kontakter som lyfter de tekniska förutsättningarna till rätt nivå, som filmare, streamingstudios etc
  • Ta fram copy, grafisk form och video till kommunikationen inför och under eventet/livesändningen.
  • Vara projektledare som synkar ihop alla involverade och alla detaljfrågor som måste klaffa.

Under eventet

Så kan till exempel en digital eventkoordinator stötta när eventet är i full gång.
  • Agera producent med helikopterblick på att alla delar fungerar som de ska, så att ni kan fokusera på att leverera budskapet.
  • Vara sändningsledare, teknisk chef eller bildproducent under sändningen.
  • Skapa engagemang och interaktion hos deltagarna genom chattar, polls och liknande.
  • Hantera eventets kommunikationskanaler, som webbplats, social kanaler, hashtags etc medan sändningen pågår.
  • Hjälpa till att sprida information om eventet i sociala kanaler och skapa synlighet kring det även utanför deltagargruppen om det är ett publikt event.

Efter eventet

Ta hjälp med den så viktiga uppföljningen efteråt. Här kan en digital eventkoordinator till exempel:
  • Snabbt återkoppla till deltagarna med tackbrev, enkäter och annan kommunikation.  
  • Samla ihop material från eventet, som presentationer, och se till att det görs tillgängligt i efterhand.
  • Skapa content av eventet, så att det får lång livslängd och förser webb och sociala kanaler med bra innehåll, exempelvis genom att klippa om inspelat material eller att skriva artiklar som lyfter innehållet.

Varje möte har ett syfte, och ett mål att uppfylla. Vägen dit kan se väldigt olika ut. En guide är bra på att leda rätt.

För inte så länge sedan var det fysiska mötet det vanligaste. Vi anordnade träffar, konferenser och evenemang och vi träffades på olika platser runt om i världen. Just nu är det av naturliga skäl vanligast med digitala möten. Och i framtiden kanske hybridmötet blir det nya normala – där det fysiska och det digitala möts på samma villkor och där de skapar en lika bra upplevelse för deltagarna oavsett vilken kontakt man väljer. 

På eventområdet skapas just nu nya tekniska möjligheter i väldigt snabb takt: allt från mötes- och samarbetsverktyg, till webinarlösningar, live streamingsystem och fullskaliga lösningar för virtuella event och mässor. Deltagarnas föväntningar följer med i samma utvecklingstakt. 

Som eventarrangör är det inte helt enkelt att kunna hänga med kring alla delar. Därför är det smart att ta hjälp av någon som gjort det förut, så att du vet att deltagarna får en bra upplevelse både digitalt och på plats, och att du kan lägga din energi på att nå ut med ditt budskap på bästa sätt. 

Ditt möte är viktigt för dina deltagare och det har unika förutsättningar och möjligheter. Låt oss börja med ett enkelt samtal och titta på vad vi tillsammans kan göra för att uppnå syftet och skapa en bra upplevelse. 

Skolvägen 5, 511 71 Fritsla​

info@hallgrenmedia.se

0760-341 341